Інформатика група 24

УРОК №21

Група 24

Дата: 19.03

Тема: Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг..

Мета: ознайомити учнів з поняттям документу, призначенням та класифікацією документів, документообігом;

розвивати пам’ять, увагу, мислення, уяву;

виховувати інтерес до предмета.

Тип уроку: вивчення нового матеріалу.

Хід уроку

Вивчення нового матеріалу.

         I.            Поняття документу.

Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі".

Юридична сила документа - це "властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання й управлінські функції".

Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.

Копія - це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі праворуч.

Витяг - копія офіційного документа, що відтворює деяку частину і відповідно засвідчена.

Дублікат - повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу

В сучасному світі величезне значення має поняття електронного документообігу (більш детально його ми будемо вивчати дещо пізніше).

Суб'єкти електронного документообігу - автор, підписувач, адресат  та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов'язків у процесі електронного документообігу.

Автор електронного документа - фізична або юридична особа, яка створила електронний 

документ.

Підписувач – особа, яка на законних підставах володіє особистим ключем та від свого імені або за дорученням особи, яку вона представляє, накладає електронний цифровий підпис під час створення електронного документа.

Адресат - фізична або юридична особа, якій адресується електронний документ.

Посередник - фізична або юридична особа, яка в установленому законодавством порядку 

здійснює приймання, передавання (доставку), зберігання, перевірку цілісності електронних

 документів для задоволення власних потреб або надає відповідні послуги за дорученням інших 

суб'єктів електронного документообігу.

      II.            Призначення і класифікація документу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відповідно до змісту документа, зокрема відношен­ня інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками і класифікації та групами розрізняють такі документи:

1. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист  тощо.

2.За змістом і спеціалізацією:

— загальні;

— з адміністративних питань;

— з питань планування оперативної діяльності;

— з питань підготовки та розподілу кадрів;

— спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комер­ційних питань, — постачально-збутові, зовнішньо­торговельні тощо.

3.За призначенням:

— щодо особового складу;

— організаційно-розпорядчі;

— кадрово-контрактові;

— довідково-інформаційні;

— господарсько-договірні;

— обліково-фінансові.

4.За походженням:

— службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені уста­нови, організації для вирішення службових питань;

— особисті (приватні) — укладаються будь-якою осо­бою для вирішення індивідуальних, власних пи­тань.

5. За місцем укладення:

— внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено;

— зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.

6. За напрямком (спрямуванням):

— вхідні (надходять до установи, організації, підпри­ємства, фірми);

— вихідні (адресовані за межі установи).

7. За способом створення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації:

— стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суво­ро регламентованій послідовності (паспорт, свідоц­тво, атестат, диплом, військовий квиток тощо);

— нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);

— індивідуальні — укладаються за загальними прин­ципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної си­туації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо).

8. За ступенем складності:

—прості (односкладові) — відображають одне питан­ня, факт;

—складні — відображають два й більше питань, фактів.

9. За стадіями відтворення:

— оригінали;

— копії, витяги, дублікати.

10. За терміном виконання:

— звичайні безстрокові (нетермінові) — виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги;

— термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефо­нограми тощо;

— дуже термінові — зі спеціальною позначкою термі­ну виконання.

11. За ступенем секретності (гласності):

— звичайні (несекретні) — для загального користу­вання;

— для службового користування (ДСК);

— таємні (Т);

— цілком таємні (ЦТ).

12. За юридичною силою:

— справжні — чинні, нечинні;

— підробні — фальсифікати.

13. За технікою відтворення:

— рукописні;

— відтворені за допомогою технічних засобів.

14. За терміном зберігання:

— тимчасового зберігання (до 10 років);

— тривалого зберігання (понад 10 років);

— постійного зберігання.

Документи поділяються за призначенням та найме­нуванням. Деякі документи мають однакову назву, але виконують різні функції.

Документи в управлінській діяльності

Найчисленнішою групою документів є система уп­равлінських (адміністративних, загальних) документів, пов’язана з виконанням основних управлінських фун­кцій (планування, координація діяльності тощо).

До її складу входять:

1. Організаційні документи (положення, статут, інспекція, правила).

2. Розпорядчі документи (постанова, ухвала, розпоряд­ження, наказ, витяг із наказу, вказівка).

3. Довідково-інформаційні документи (акт, відзив, ви­сновок, довідка, доповідь; службова, доповідна та пояс­нювальна записки; запрошення (повідомлення), пропозиція, звіт, огляд, план роботи, оголошення, протокол та витяг із протоколу, службові листи (офіційна кореспон­денція), телеграма, факс, телефонограма).

4. Документи з кадрово-контрактових питань (автобіографія, заява, посвідчення, характеристика, список, контракт, трудова угода).

5. Особисті офіційні документи (доручення, розписка, заповіт, посвідчення).

Спеціалізована документація

Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтво­рюють спеціалізовані (галузеві) документаційні системи (банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юри­дична, військова тощо). До спеціалізованих належать також документаційні системи, пов’язані з виконанням спеціальних управлінських функцій (облік, постачання, збут тощо). Серед них можна виділити такі групи доку­ментів:

1.Документи з господарсько-договірної діяльності (до­говір на постачання, договір підряду, договір на ма­теріальну відповідальність, договір на спільну діяльність, договір оренди обладнання, транспорту, приміщення, договори щодо створення нових форм господарювання, господарські договори в науковій діяльності, договори про взаємовідносини підприємств і банків).

2. Документи з посередницької діяльності (договір про надання посередницьких послуг, договір про інформа­ ційне обслуговування).

3. Документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні та претензійні листи, позовні заяви).

4. Документи в банківській діяльності (договір про здійснення кредитно-розрахункового обслуговування, договір про депозитний вклад; кредитний договір, до­говір про спільну діяльність, договір лізингу (лізингова угода), договір про пайовий внесок).

5. Обліково-фінансові документи (акт, відмова від ак­цепту, відомість, гарантійний лист, заява-зобов’язання, заявка, квитанція, накладна, оформлення відкриття ра­хунку в банку, заява, картка зі зразками підписів, чекова книжка (чек), реєстр чеків).

6. Документи з організації зовнішньоекономічної діяль­ності (контракти, додаток до контракту, запис бесіди, протокол намірів, договір, статут).

7. Документи в рекламній діяльності (договір, угода).

Формуляр, реквізит, бланк

Документ як засіб фіксації певним чином на спеціаль­ному матеріалі управлінської інформації є основним видом ділової мови.

Документ має бути достовірним, переконливим, на­лежним чином відредагованим й оформленим, мати офіційний характер, бути адресним, тематично обме­женим, максимально точним і придатним до тривалого зберігання.

Кожен документ складається з окремих складових частин — реквізитів.

Сукупність розміщених у певній послідовності рекві­зитів документа називається формуляром.

Формуляр документа повинен мати всі необхідні для оперативної роботи реквізити. Закріплення за ними постійних місць дозволяє стандартизувати документи, робить їх зручними для зорового сприймання та роботи з ними.

Типові формуляри є базою для проектування бланків окремих документів.

Бланк — це аркуш паперу з частково відтвореними на ньому реквізитами, які містять постійну інформа­цію.

Бланками користуються при здійсненні однотипних операцій, виконання яких пов’язано із заповненням од­накових за формою й змістом документів. Найпоширені­шими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів тощо.

ІІІ. Документообіг.

Документообіг - рух документів в установі, організації від часу їх створення чи одержання до закінчення виконання або надсилання.

Залежно від обсягу документообігу установи розподі­ляються на 4 категорії:

I — з обсягом документообігу понад 100000 документів на рік;

II — з обсягом документообігу від 25000 до 100000 документів на рік;

ІІІ — з обсягом документообігу від 10000 до 25000 документів на рік;

IV — з обсягом документообігу до 10000 документів на рік.

Документообіг здійснюється у вигляді потоків доку­ментів, які циркулюють між пунктами обробки інфор­мації (керівники установ та їх структурні підрозділи, спеціалісти тощо) і пунктами технічної обробки власне документів (експедиція, машбюро, канцелярія тощо).

По відношенню до апарату управління виділяють вхідні, вихідні й внутрішні документи.

До основних параметрів потоків, які беруться до ува­ги при організації документообігу, належать:

— напрямок потоку (визначається пунктами відправки й призначення);

— обсяг потоку (кількість документів, які проходять за одиницю часу);

— структура потоку (різновиди документів, авторство та інші класифікаційні ознаки);

— режим потоку (періодичність руху документів через пункти обробки).

Для кожного виду документів створюється своя схема обігу, якою бажано передбачати прямоточний рух доку­ментів, одноразове перебування документа в будь-якому пункті роботи над ним, а його появу там суворо мотиво­ваною. Випробувані схеми документообігу включаються в інструкції з діловодства.

Удосконалення схем документообігу можливе за умови суворо документованого розмежування функцій між мрійництвом установи та його секретаріатом, керівниками структурних підрозділів з їх секретаріатами, вико­навцями, канцелярією шляхом створення інструкцій та інших документів, які фіксують розподіл праці.

Осмислення нових знань, умінь.

Інструктаж з БЖД.

Знайти в Інтернеті закон «Про електронний документообіг» і зберегти його в своїй папці.

Закріплення, систематизація та узагальнення.

1. Що таке документ?

2.Що таке документообіг?

3. В чому різниця між оригіналом документа та його копією?

4. Хто такі підписувач, адресат та посередник?

Домашнє завдання. Підготуватись до наступного уроку.

УРОК №22

Група 24

Дата: 19.03

Тема: Загальні правила оформлення документів. Стиль ділового листування.

Мета: ознайомити учнів із загальними правилами оформлення документів, а також стилем ділового листування;

розвивати пам’ять, увагу, мислення, уяву;

виховувати інтерес до предмета.

Тип уроку: вивчення нового матеріалу, набуття нових навичок.

Хід уроку

Вивчення нового матеріалу.

1. Загальні правила оформлення документів.

Під час укладання тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1.      Правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа.

2.      Текст викладати від третьої особи: комісія ухвалила…, ректорат клопочеться…. Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, службові записки, накази…

3.      Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

4.      Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з метою, в порядку.

5.      Уживати синтаксичні конструкції типу: доводимо до Вашого відома, що; нагадуємо Вам, що; підтверджуємо з вдячністю; у порядку надання матеріальної допомоги; у порядку обміну досвідом; у зв’язку з вказівкою; відповідно до попередньої домовленості; відповідно до Вашого прохання.

6.      Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи..., Беручи до уваги…, Розглянувши…, Вважаючи….

7.      Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

8.      Уживати прямий порядок слів у реченнях: підмет - перед присудком; означення - перед означуваним словом; додатки - після керуючого слова; вставні слова – на початку речення.

9.      Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну: вами ще не дана відповідь…. Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то слід вживати активну форму: комісія підтверджує…,університет не гарантує….

10.  Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію…, затвердити пропозицію….

11.  У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую, пропоную.

12.  Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

13.  Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, вельмишановний….

2. Стиль ділового листування.

Інформаційно-довідкові документи, чи то електронні повідомлення, факс або службові листи, відносяться до ділового листування. Це невід’ємний засіб зв’язку між підприємствами, партнерами та клієнтами. Ділове листування включає в себе обмін думками, ідеями і пропозиціями, тобто є відкритим для ознайомлення зацікавленими особами і носить діловий характер.

Кожен лист, який надійшов до організації або був відправлений з неї, фіксують в реєстраційному журналі (електронній базі даних). Йому присвоюють вхідний/вихідний номер і зазначають дату.

Види службових листів

В залежності від змісту службові листи поділяються на наступні:

• Інформаційні – в яких керівництовом чи органами влади і управління різних рівнів розсилаються матеріали офіційного характеру. У них можуть міститися нормативні документи, правила поведінки, додатки тощо. Такі листи підписуються керівником.
• Листи повідомлення — зазвичай направляються юридичними особами та індивідуальними підприємцями на адресу своїх партнерів, клієнтів чи держструктур. Вони сповіщають про зміни, що відбулися, наприклад: зміну адреси розташування, платіжних реквізитів, наявності заборгованості, призупинення дії і т.п.
• Супровідні — використовуються для відправки документації (каталогів, протоколів, нормативних актів), які не мають адресної частини.
• Гарантійні — адресуються організаціям і окремим суб’єктам та включають в себе зобов’язання і підтвердження (оплата праці, послуг, оренди, якість і терміни виконання роботи, повернення кредиту). Ці листи підписуються керівником організації та бухгалтером і обов’язково засвідчуються печаткою.
• Листи претензії — складаються юридичними або фізичними особами у разі виявлення раніше обумовлених в письмовому вигляді порушень з метою відшкодування збитків. До тексту додаються акти документування, що підтверджують обгрунтованість претензій і мають доказову силу.
• Листи-запити — направляються з наміром отримання інформації, офіційних даних або документів.
• Листи-сповіщення — інформують про майбутні заходи і запрошують до участі. У них вказується місце, час проведення, програма і організаційні моменти. Підписуються відповідальною особою.
• Листи-прохання — поширений вид ділового листування. Ці послання використовуються при зверненні однієї організації до іншої з проханням надання послуги, узгодження дій, отримання відомостей про товар тощо.
• Листи-відповіді — є відповідями на листи-запити або пропозиції. Вони можуть бути позитивними або негативними.
• Листи-запрошення, листи-подяки, листи-привітання та інші види службових листів.

Правила оформлення та структура ділового листа

Формування репутації бізнесу з боку партнерів і клієнтів багато в чому залежить від здатності грамотно складати, оформляти і вести службову кореспонденцію. Для цього співробітникам підприємства необхідно дотримуватися правил зовнішнього або внутрішнього ділового листування.

1. Організація повинна використовувати власні фірмові бланки з реквізитами (логотипом, спеціальним шрифтом, контактними даними і повною назвою).
2. При оформленні листа слід дотримуватися типової розмітки сторінки. Загалом листи пишуться на лицьовій стороні бланка. Якщо йдеться про декілька листів, то використовується також лицьові сторони і на кожній з них ставиться номер.
3. Офіційно-діловий стиль службового листа передбачає короткий виклад змісту, конкретне формулювання, вживання штампів і шаблонних зворотів.

Загальна структура службового листа наступна:

• Вступна частина. Починається лист з шанобливого звернення. Далі слідує вступ, де стисло вказується намір, констатація факту, введення в суть вирішуваних проблем.
• В основній частині описується подія, ситуація, що склалася, змістовний аналіз і вагомі докази.
• Заключна частина містить обґрунтовані висновки у вигляді переконливого прохання, прийнятної пропозиції, делікатного нагадування, зваженої думки, можливої відмови. Підпис у ввічливій формі.

Корисні поради та рекомендації

Тексти ділового листування мають характерні ознаки.

• Зміст повинен бути лаконічним. Короткий виклад думок і використання найменшого числа слів заощадить дорогоцінний час зайнятої людини. Тільки важливі деталі, факти, цифри.
• Чітка структура спростить прочитання листа. Заздалегідь продуманий план дозволить конкретно вказати на значимі аспекти проблеми. Для спрощення читання бажано розбивати текст на абзаци, кожен з яких має містити певну концепцію.
• Неприпустимість емоцій. У службовому листуванні не повинно бути емоційного відтінку. Але стриманість, розважливість, серйозність, практичність — обов’язкові.
• Не варто вживати надто витіюваті пропозиції. Простота у викладі дасть людині можливість швидко зрозуміти зміст прочитаного і зорієнтуватися.
• Неприпустима наявність орфографічних і стилістичних помилок. Перед тим, як відправити лист, слід його прочитати і відкоригувати.

Написання ділового листа вимагає бездоганності, правильного юридичного оформлення, грамотного висловлювання — все це є знаком поваги і сприяє встановленню взаємовигідних зв’язків, покращує відносини.

Закріплення, систематизація та узагальнення.

1. Перерахуйте загальні правила оформлення документів.

2.Які є види службових листів?

3. Перерахуйте основні правила ділового листування.

Домашнє завдання. Підготуватись до наступного уроку

УРОК №23

Група 24

Дата: 23.03

Тема: Логічні елементи тексту та порядок його викладення. Шаблони та формуляр-зразки документа.

Мета: ознайомити учнів із логічними елементами тексту та порядком його викладення, а також з поняттям формуляр-зразка , бланка та шаблону документа;

розвивати пам’ять, увагу, мислення, уяву;

виховувати інтерес до предмета.

Тип уроку: вивчення нового матеріалу, набуття нових навичок.

Хід уроку

Вивчення нового матеріалу.

І. Логічні елементи тексту та порядок його викладення.

Текст – головний елемент документа. Важливо, щоб зміст документа правильно і точно відсвітлював факти, які в ньому викладаються.

При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійного тлумачення слів та висловів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.

Для того, щоб текст був зрозумілим і викладення більш чітко, застосовується його рубрикація.

Рубрикація – це членування тексту на складові частини, а також використання заголовків. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Кожен абзац повинен розпочинати нову думку чи мікротему. Крім абзаців у тексті документів можуть виділятися параграфи, пункти.

Логічні елементи тексту.

Текст має логічні елементи: вступ, доказ, закінчення.

1.     Вступ. Зазначається привід, що привів до укладання документа, викладається історія питання. „Розглянувши вашу пропозицію... ”, або „На виконання наказу” та ін.

2.     Доказ. Викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали.

3.     Закінчення. Формується мета, заради якої складено документ.

У розпорядчих документах суб'єкта господарювання, а також у документах, адресованих керівництву, текст належить викладати від першої особи однини, наприклад:

«НАКАЗУЮ: », «ПРОПОНУЮ:», «ПРОШУ...».

У колегіальних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини, наприклад: «НАКАЗУЄМО:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:».

Тексти доповідей, інформацій, виступів у протоколах викладають від першої особи однини, а ключові слова «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:» подають у множині минулого часу.

У документах, які визначають права та обов'язки (положення, інструкції), а також містять аналіз чи оцінку фактів (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини, наприклад: „відділ здійснює функції”, „до складу об'єднання входять”, „комісією виявлено”.

Текст як зразок, який надто часто наслідують, оформляють у вигляді трафарету. У трафаретних документах постійну частину тексту виготовляють друкарським способом або за допомогою персонального комп'ютера або друкарської машини, а змінну – вписують від руки або вдруковують.

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні – на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано:

·         відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

·         починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці.

У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово сторінка не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

ІІ. Шаблони та формуляр-зразки документа.

Формуляр зразок - єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності.

Ряд документів, які видаються органами державної влади та державного управління, мають склад реквізитів, який впроваджено в законодавчих актах. Наприклад, паспорт, трудова книжка, акти громадянського стану.

При розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, які входять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.

Формуляр-зразок – єдина модель побудови форми документа, що встановлює галузь застосування, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки й основні реквізити.

Для кожного формату (А4 і А5) встановлюються два варіанти розміщення реквізитів: кутовий і поздовжній.

Найменування виду документа. У всіх документах, окрім листів, наводиться назва виду документа, що сприяє швидкому сприйняттю його змісту.

Бланк- це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, які містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів та ін. Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру праці, надає інформації офіційного характеру, полегшує виконання та подальше використання документа. “Якщо документ - обличчя установи, то бланк- її візитна картка”, - так прийнято про нього говорити. Бланк має бути бездоганно виконаний. Особлива увага приділяється чіткості надрукованого текста, грамотності та культурі спілкування (маються на увазі встановлені формули ввічливості). На загальному бланку можна друкувати всі види документів, що дуже зручно, оскільки це робить бланк універсальним і дає змогу його виготовляти великим тиражем. На бланку вміщується назва установи, організації, підприємства та їхня підвідомчість, місце складання документа (місто, район), місце для проставлення індексу, дати й заголовка (значно спрощується складання документів при використанні готових бланків, в яких потрібно лише заповнювати пропуск у тексті).

Осмислення нових знань, умінь.

Інструктаж з БЖД.

Вправа 1. Створити шаблон документа-заяви на ім’я директора школи.

Вправа2. Створити шаблон автобіографії.

Вправа3. Створити шаблон довідки про навчання в школі.

Вправи на зняття зорової втоми.

Закріплення, систематизація та узагальнення.

1. Назвіть основні логічні елементи тексту документа.

2.Що таке формуляр-зразок документа?

3. Що таке бланк документа.

Домашнє завдання. Підготуватись до наступного уроку

УРОК №24

Група 24

Дата: 25.03

Тема: Реквізити документа. Правила оформлення сторінки. Оформлення бібліографічних списків та покажчиків.

Мета: ознайомити учнів із поняттям реквізитів документа, правилами оформлення сторінок, оформлення бібліографічних списків і покажчиків;

розвивати пам’ять, увагу, мислення, уяву;

виховувати інтерес до предмета.

Тип уроку: вивчення нового матеріалу, набуття нових навичок.

Хід уроку

Вивчення нового матеріалу.

1.Реквізити документа.

Кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів. Розрізняють постійні і змінні реквізити документів.

Постійні друкуються при виготовленні бланка; змінні - фіксуються на бланку в процесі заповнення.

ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах.

1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом) – розташовують посередині бланка або у кутовій частині над серединою рядка назви організації.

2. Емблема організації, підприємства, установи – при кутовому розміщенні реквізитів розташовується у верхньому лівому куті аркуша, а при поздовжньому – посередині верхньої частини сторінки.

3. Зображення нагород – у верхньому лівому кутку або посередині документа.

4. Код підприємства, установи, організації – у верхньому правому кутку.

5. Код форми документа – у верхньому правому кутку.

6. Назва міністерства, відомства, якому підпорядковується установа –

у верхньому лівому кутку або посередині.

7. Назва організації, установи, підприємства (автора документа) – у верхньому лівому кутку (може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом).

8. Назва структурного підрозділу – у верхньому лівому кутку.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, факс, телефон, номер рахунка в банку – у верхньому лівому кутку, оформлюється відповідно до поштових правил.

10. Назва виду документа – зліва або посередині.

11. Дата – на бланку - у лівій верхній частині разом з індексом; не на бланку - під текстом зліва: 11 травня 2000 року або 26.10.2000.

12. Індекс – у верхній частині сторінки зліва: No 02-10/36, де 02 – шифр структурного підрозділу, 10 - номер справи, документа, 36 – реєстраційний номер.

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа – у верхній частині сторінки зліва: No02-10/5 від 01.03.99, де 02 - індекс структурного підрозділу, 10- номер справи за номенклатурою, 5 - порядковий номер.

14. Місце укладання чи видання документа – у верхній частині сторінки зліва (містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ).

15. Гриф обмеження доступу до документа – з правого боку під кодом форми («для службового користування», «секретно», «цілком секретно»).

16. Адресат – з правого боку у верхній частині сторінки.

17. Гриф затвердження – у верхній правій частині документа (елементи – слово ЗАТВЕРДЖУЮ; назва посади, особистий підпис, ініціали та підпис

особи, що затвердила документ, дата затвердження).

18. Резолюція – у правому верхньому кутку (якщо місця немає, то у будь-якому місці лицьового боку). Елементи – прізвище й ініціали виконавця, якому відправлено документ; вказівка про порядок у характері виконання документа; термін виконання; особистий підпис керівника, дата.

19. Заголовок до тексту – під назвою документа, друкується малими літерами, відтворює головну ідею документа і починається «про...».

20. Відмітка про контроль – з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа друкується «К» або «Контроль».

21. Текст – головний елемент документа, складається з вступу, доказу,

закінчення.

22. Відмітка про наявність додатка – у тексті документа або після тексту в лівому кутку перед підписом з нового рядка: Додаток: на 7 арк. у 2 пр.

23. Підпис – є обов’язковим реквізитом будь-якого документа. Елементи: назва посади (з лівого боку), особистий підпис, ініціали і прізвище (розшифрування підпису в дужки не береться).

24. Гриф погодження – здійснюється як в установі – внутрішнє (проставляється на примірниках документів, що залишаються в установі, як на лицьовому боці зліва, так і на останньому аркуші проекту документа), так і за її межами – зовнішнє. Елементи: слово ПОГОДЖЕНО, назва посадової особи, особистий підпис, ініціали, прізвище, дата погодження.

25. Віза – розміщується ліворуч, фіксується секретарем чи завідувачем канцелярії або відділом кадрів. Наприклад: Вірно інспектор, нижче дата, особистий підпис, ініціали, прізвище. Це також може бути гриф погодження.

26. Печатка – розміщують таким чином, щоб відбиток її захоплював частину слів назви посади і підпису особи, що засвідчила документ. Печатки можуть бути гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвічують юридичні або фізичні права осіб; що встановлюють факти витрати грошових засобів та матеріальних цінностей; до статутів, положень. Прості печатки (круглі, квадратні та трикутні) ставлять на документах, які виходять за межі організації, у випадку розмноження примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, на довідках з місця роботи. Печатка не ставиться на службових листах, які друкуються на бланках.

27. Відмітка про засвідчення копії – у правому верхньому кутку пишеться «копія», під підписом «вірно», дата, посада виконавця, підпис, розшифрування (при потребі підпис засвідчується печаткою).

28. Прізвище виконавця та номер його телефона – ставиться на вихідних документах у нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки. Елементи: прізвище виконавця, номер його службового телефону.

29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи – у лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки. Елементи: стисла довідка про виконання, якщо немає документа, що засвідчує це; слова «ДО СПРАВИ» та номер справи; дату направлення документа до справи; підпис керівника або виконавця.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій – на нижньому правому полі після тексту документа. Елементи: слова «Перенесено на машинний носій», дату перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

31. Відмітка про надходження – праворуч на нижньому полі першої сторінки документа за допомогою штампа. Елементи: скорочена назва організації, що отримала документ; дата надходження; індекс документа.

2. Правила оформлення сторінки.

Професійна документація оформляється на папері формату А4, рідше А5. Поля: верхнє – 20 мм, нижнє – 20 мм, праворуч – не менше 15 мм, ліворуч – 35 мм.

Документи можуть друкуватися на комп’ютері, друкарській машинці або писатися на чистому бланкові лише з одного боку. На бланку друкують тільки першу сторінку, а наступні – на чистих аркушах. Якщо текст документа має заголовок, то пам’ятайте, що крапка в кінці заголовка не ставиться.

Нумерацію сторінок у документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляються у правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

Якщо текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, які друкують з абзацу.

Текст документа друкується через півтора інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень

Діловий документ має юридичну силу, коли його правова функція доповнюється відповідним складом і розташуванням реквізитів, відповідними зовнішніми ознаками, тимчасовими і територіальними межами й об’єктами його дії.

3. Оформлення бібліографічних списків та покажчиків.

В Україні 01 липня 2016 р.  набув чинності ДСТУ 8302:2015 «Інформація та документація. Бібліографічне посилання. Загальні вимоги та правила складання», який установлює види бібпосилань, правила та особливості їхнього складання і розміщування у документах. 

Стандарт розроблено фахівцями Книжкової палати України імені Івана Федорова і його дія поширюється на бібліографічні посилання в опублікованих і неопублікованих документах незалежно від носія інформації. Зазначено, що «Стандарт призначено авторам творів, видавцям, фахівцям редакцій засобів масової інформації, інформаційних центрів тощо».

ДСТУ 8302:2015 містить інформацію про:

• види бібліографічих посилань та правила їхнього складання;
• особливості складання комплексного бібліографічного посилання;
• особливості складання бібліографічного посилання на електронний ресурс;
• особливості складання бібліографічного посилання на архівний документ

ПРИКЛАДИ

ОФОРМЛЕННЯ БІБЛІОГРАФІЧНОГО ОПИСУ

У СПИСКУ ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ У ДИСЕРТАЦІЇ

з урахуванням Національного стандарту України ДСТУ 8302:2015

Характеристика джерела	Приклад оформлення
Книги: Один автор	1.      Бичківський О. О. Міжнародне приватне право : конспект лекцій. Запоріжжя : ЗНУ, 2015. 82 с. 2.      Бондаренко В. Г. Немеркнуча слава новітніх запорожців: історія Українського Вільного козацтва на Запоріжжі (1917-1920 рр.). Запоріжжя, 2017. 113 с. 3.      Бондаренко В. Г. Український вільнокозацький рух в Україні та на еміграції (1919-1993 рр.) : монографія. Запоріжжя : ЗНУ, 2016. 600 с. 4.      Вагіна О. М. Політична етика : навч.-метод. посіб. Запоріжжя : ЗНУ, 2017. 102 с. 5.      Верлос Н. В. Конституційне право зарубіжних країн : курс лекцій. Запоріжжя : ЗНУ, 2017. 145 с. 6.      Горбунова А. В. Управління економічною захищеністю підприємства: теорія і методологія : монографія. Запоріжжя : ЗНУ, 2017. 240 с. 7.      Гурська Л. І. Релігієзнавство : навч. посіб. 2-ге вид., перероб. та доп. Київ : ЦУЛ, 2016. 172 с. 8.      Дробот О. В. Професійна свідомість керівника : навч. посіб. Київ : Талком, 2016. 340 с.
Два автори	1.      Аванесова Н. Е., Марченко О. В. Стратегічне управління підприємством та сучасним містом: теоретико-методичні засади : монографія. Харків : Щедра садиба плюс, 2015. 196 с. 2.      Батракова Т. І., Калюжна Ю. В. Банківські операції : навч. посіб. Запоріжжя : ЗНУ, 2017. 130 с. 3.      Білобровко Т. І., Кожуховська Л. П. Філософія науки й управління освітою : навч.-метод. посіб. Переяслав-Хмельницький, 2015. 166 с. 4.      Богма О. С., Кисильова І. Ю. Фінанси : конспект лекцій. Запоріжжя : ЗНУ, 2016. 102 с. 5.      Горошкова Л. А., Волков В. П. Виробничий менеджмент : навч. посіб. Запоріжжя : ЗНУ, 2016. 131 с. 6.      Гура О. І., Гура Т. Є. Психологія управління соціальною організацією : навч. посіб. 2-ге вид., доп. Херсон : ОЛДІ-ПЛЮС, 2015. 212 с.
Три автори	1.      Аніловська Г. Я., Марушко Н. С., Стоколоса Т. М. Інформаційні системи і технології у фінансах : навч. посіб. Львів : Магнолія 2006, 2015. 312 с. 2.      Городовенко В. В., Макаренков О. Л., Сантос М. М. О. Судові та правоохоронні органи України : навч. посіб. Запоріжжя : ЗНУ, 2016. 206 с. 3.      Кузнєцов М. А., Фоменко К. І., Кузнецов О. І. Психічні стани студентів у процесі навчально-пізнавальної діяльності : монографія. Харків : ХНПУ, 2015. 338 с. 4.      Якобчук В. П., Богоявленська Ю. В., Тищенко С. В. Історія економіки та економічної думки : навч. посіб. Київ : ЦУЛ, 2015. 476 с.
Чотири і більше авторів	1.      Науково-практичний коментар Кримінального кодексу України : станом на 10 жовт. 2016 р. / К. І. Бєліков та ін. ; за заг. ред. О. М. Литвинова. Київ : ЦУЛ, 2016. 528 с. 2.      Бікулов Д. Т, Чкан А. С., Олійник О. М., Маркова С. В. Менеджмент : навч. посіб. Запоріжжя : ЗНУ, 2017. 360 с. 3.      Операційне числення : навч. посіб. / С. М. Гребенюк та ін. Запоріжжя : ЗНУ, 2015. 88 с.  4.      Основи охорони праці : підручник / О. І. Запорожець та ін. 2-ге вид. Київ : ЦУЛ, 2016. 264 с. 5.      Клименко М. І., Панасенко Є. В., Стреляєв Ю. М., Ткаченко І. Г. Варіаційне числення та методи оптимізації : навч. посіб. Запоріжжя : ЗНУ, 2015. 84 с.
Автор(и) та редактор(и)/ упорядники	1.      Березенко В. В. PR як сфера наукового знання : монографія / за заг. наук. ред. В. М. Манакіна. Запоріжжя : ЗНУ, 2015. 362 с. 2.      Бутко М. П., Неживенко А. П., Пепа Т. В. Економічна психологія : навч. посіб. / за ред. М. П. Бутко. Київ : ЦУЛ, 2016. 232 с. 3.      Дахно І. І., Алієва-Барановська В.М. Право інтелектуальної власності : навч. посіб. / за ред. І. І. Дахна. Київ : ЦУЛ, 2015. 560 с.
Без автора	1.      25 років економічному факультету: історія та сьогодення (1991-2016) : ювіл. вип. / під заг. ред. А. В. Череп. Запоріжжя : ЗНУ, 2016. 330 с. 2.      Криміналістика : конспект лекцій / за заг. ред. В. І. Галана ; уклад. Ж. В. Удовенко. Київ : ЦУЛ, 2016. 320 с. 3.      Миротворення в умовах гібридної війни в Україні : монографія / за ред. М. А. Лепського. Запоріжжя : КСК-Альянс, 2017. 172 с. 4.      Міжнародні економічні відносини : навч. посіб. / за ред.: С. О. Якубовського, Ю. О. Ніколаєва. Одеса : ОНУ, 2015. 306 с. 5.      Науково-практичний коментар Бюджетного кодексу України / за заг. ред. Т. А. Латковської. Київ : ЦУЛ, 2017. 176 с. 6.      Службове право: витоки, сучасність та перспективи розвитку / за ред.: Т. О. Коломоєць, В. К. Колпакова. Запоріжжя, 2017. 328 с. 7.      Сучасне суспільство: філософсько-правове дослідження актуальних проблем : монографія / за ред. О. Г. Данильяна. Харків : Право, 2016. 488 с. 8.      Адміністративно-правова освіта у персоналіях : довід. / за заг. ред.: Т. О. Коломоєць, В. К. Колпакова. Київ : Ін Юре, 2015. 352 с. 9.      Підготовка докторів філософії (PhD) в умовах реформування вищої освіти : матеріали Всеукр. наук.-практ. конф., м. Запоріжжя, 5-6 жовт. 2017 р. Запоріжжя : ЗНУ, 2017. 216 с. 10.  Країни пострадянського простору: виклики модернізації : зб. наук. пр. / редкол.: П. М. Рудяков (відп. ред.) та ін. Київ : Ін-т всесвітньої історії НАН України, 2016. 306 с. 11.  Антологія української літературно-критичної думки першої половини ХХ століття / упоряд. В. Агеєва. Київ : Смолоскип, 2016. 904 с.
Багатотомні видання	1.      Енциклопедія Сучасної України / редкол.: І. М. Дзюба та ін. Київ : САМ, 2016. Т. 17. 712 с. 2.      Лодий П. Д.  Сочинения : в 2 т. / ред. изд.: Н. Г. Мозговая, А. Г. Волков ; авт. вступ. ст. А. В. Синицына. Киев ; Мелитополь : НПУ им. М. Драгоманова ; МГПУ им. Б. Хмельницкого, 2015. Т. 1. 306 с. 3.      Новицкий О. М.  Сочинения : в 4 т. / ред. изд.: Н. Г. Мозговая, А. Г. Волков ; авт. вступ. ст. Н. Г. Мозговая. Киев ; Мелитополь: НПУ им. М. Драгоманова ; МГПУ им. Б. Хмельницкого, 2017. Т. 1. 382 с. 4.      Правова система України: історія, стан та перспективи : у 5 т. / Акад. прав. наук України. Харків : Право, 2009. Т. 2 : Конституційні засади правової системи України і проблеми її вдосконалення / заг. ред. Ю. П. Битяк. 576 с. 5.      Кучерявенко Н. П.  Курс налогового права : в 6 т. Харьков : Право, 2007. Т. 4 : Особенная часть. Косвенные налоги. 536 с.
Автореферати дисертацій	1.      Бондар О. Г. Земля як об'єкт права власності за земельним законодавством України : автореф. дис. ... канд. юрид. наук : 12.00.06. Київ, 2005. 20 с. 2.      Гнатенко Н. Г. Групи інтересів у Верховній Раді України: сутність і роль у формуванні державної політики : автореф. дис. ... канд. політ. наук : 23.00.02. Київ, 2017. 20 с. 3.      Кулініч О. О. Право людини і громадянина на освіту в Україні та конституційно-правовий механізм його реалізації : автореф. дис. ... канд. юрид. наук : 12.00.02. Маріуполь, 2015. 20 с.
Дисертації	1.      Авдєєва О. С. Міжконфесійні відносини у Північному Приазов'ї (кінець XVIII - початок XX ст.) : дис. ... канд. іст. наук : 07.00.01 / Запорізький національний університет. Запоріжжя, 2016. 301 с. 2.      Левчук С. А. Матриці Гріна рівнянь і систем еліптичного типу для дослідження статичного деформування складених тіл : дис. ... канд. фіз.-мат. наук : 01.02.04. Запоріжжя, 2002. 150 с. 3.      Вініченко О. М. Система динамічного контролю соціально-економічного розвитку промислового підприємства : дис. ... д-ра екон. наук : 08.00.04. Дніпро, 2017. 424 с.
Законодавчі та нормативні документи	1.      Конституція України : офіц. текст. Київ : КМ, 2013. 96 с. 2.      Про освіту : Закон України від 05.09.2017 р. № 2145-VIII. Голос України. 2017. 27 верес. (№ 178-179). C. 10–22. 3.      Повітряний кодекс України : Закон України від 19.05.2011 р. № 3393-VI. Відомості Верховної Ради України. 2011. № 48-49. Ст. 536. 4.      Про вищу освіту : Закон України від 01.07.2014 р. № 1556-VII. Дата оновлення: 28.09.2017. URL: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/1556-18 (дата звернення: 15.11.2017). 5.      Деякі питання стипендіального забезпечення : Постанова Кабінету Міністрів України від 28.12.2016 р. № 1050. Офіційний вісник України. 2017. № 4. С. 530–543. 6.      Про Концепцію вдосконалення інформування громадськості з питань євроатлантичної інтеграції України на 2017-2020 роки : Указ Президента України від 21.02.2017 р. № 43/2017. Урядовий кур'єр. 2017. 23 лют. (№ 35). С. 10. 7.      Про затвердження Вимог до оформлення дисертації : наказ Міністерства освіти і науки від 12.01.2017 р. № 40. Офіційний вісник України. 2017. № 20. С. 136–141. 8.      Інструкція щодо заповнення особової картки державного службовця : затв. наказом Нац. агентства України з питань Держ. служби від 05.08.2016 р. № 156. Баланс-бюджет. 2016. 19 верес. (№ 38). С. 15–16.
Архівні документи	1.      Лист Голови Спілки «Чорнобиль» Г. Ф. Лєпіна на ім’я Голови Ради Міністрів УРСР В. А. Масола щодо реєстрації Статуту Спілки та сторінки Статуту. 14 грудня 1989 р. ЦДАГО України (Центр. держ. архів громад. об'єднань України). Ф. 1. Оп. 32. Спр. 2612. Арк. 63, 64 зв., 71. 2.      Матеріали Ради Народних комісарів Української Народної Республіки. ЦДАВО України (Центр. держ. архів вищ. органів влади та упр. України). Ф. 1061. Оп. 1. Спр. 8–12. Копія; Ф. 1063. Оп. 3. Спр. 1–3. 3.      Наукове товариство ім. Шевченка. Львів. наук. б-ка ім. В. Стефаника НАН України. Ф. 1. Оп. 1. Спр. 78. Арк. 1–7.
Патенти	1.      Люмінісцентний матеріал: пат. 25742 Україна: МПК6 С09К11/00, G01Т1/28, G21НЗ/00. № 200701472; заявл. 12.02.07; опубл. 27.08.07, Бюл. № 13. 4 с. 2.      Спосіб лікування синдрому дефіциту уваги та гіперактивності у дітей: пат. 76509 Україна. № 2004042416; заявл. 01.04.2004; опубл. 01.08.2006, Бюл. № 8 (кн. 1). 120 с.
Препринти	1.      Панасюк М. І., Скорбун А. Д., Сплошной Б. М. Про точність визначення активності твердих радіоактивних відходів гамма-методами. Чорнобиль : Ін-т з проблем безпеки АЕС НАН України, 2006. 7, [1] с. (Препринт. НАН України, Ін-т проблем безпеки АЕС; 06-1). 2.      Шиляев Б. А., Воеводин В. Н. Расчеты параметров радиационного повреждения материалов нейтронами источника ННЦ ХФТИ / ANL USA с подкритической сборкой, управляемой ускорителем электронов. Харьков : ННЦ ХФТИ, 2006. 19 с.: ил., табл. (Препринт. НАН Украины, Нац. науч. центр«Харьк. физ.-техн. ин-т»; ХФТИ2006-4).
Стандарти	1.      ДСТУ 7152:2010. Видання. Оформлення публікацій у журналах і збірниках. [Чинний від 2010-02-18]. Вид. офіц. Київ, 2010. 16 с. (Інформація та документація). 2.      ДСТУ ISO 6107-1:2004. Якість води. Словник термінів. Частина 1 (ISO 6107-1:1996, IDТ). [Чинний від 2005-04-01]. Вид. офіц. Київ : Держспоживстандарт України, 2006. 181 с. 3.      ДСТУ 3582:2013. Бібліографічний опис. Скорочення слів і словосполучень українською мовою. Загальні вимоги та правила(ISO 4:1984, NEQ; ISO 832:1994, NEQ). [На заміну ДСТУ3582-97; чинний від 2013-08-22]. Вид. офіц. Київ : Мінекономрозвитку України, 2014. 15 с. (Інформація та документація).
Каталоги	1.      Горницкая И. П. Каталог растений для работ по фитодизайну / Донец. ботан. сад НАН Украины. Донецк : Лебедь, 2005. 228 с. 2.      Історико-правова спадщина України : кат. вист. / Харків. держ. наук. б-ка ім. В. Г. Короленка; уклад.: Л. І. Романова, О. В. Земляніщина. Харків, 1996. 64 с. 3.      Пам’ятки історії та мистецтва Львівської області : кат.-довід. / авт.-упоряд.: М. Зобків та ін. ; Упр. культури Львів. облдержадмін., Львів. іст. музей. Львів : Новий час, 2003. 160 с.
Бібліографічні покажчики	1.      Боротьба з корупцією: нагальна проблема сучасності : бібліогр. покажч. Вип. 2 / уклад.: О. В. Левчук, відп. за вип. Н. М. Чала ; Запорізький національний університет. Запоріжжя : ЗНУ, 2017. 60 с. 2.      Микола Лукаш : біобібліогр. покажч. / уклад. В. Савчин. Львів : Вид. центр ЛНУ ім. І. Франка, 2003. 356 с. (Українська біобібліографія ; ч. 10). 3.      Чернівецький національний університет імені Юрія Федьковича в незалежній Україні : бібліогр. покажч. / уклад.: Н. М. Загородна та ін.; наук. ред. Т. В. Марусик; відп. за вип. М. Б. Зушман. Чернівці : Чернівецький національний університет, 2015. 512 с. (До 140-річчя від дня заснування). 4.      Лисодєд О. В. Бібліографічний довідник з кримінології (1992-2002) / ред. О. Г. Кальман. Харків : Одісей, 2003. 128 с. 5.      Яценко О. М., Любовець Н. І. Українські персональні бібліографічні покажчики (1856-2013). Київ : Національна бібліотека України ім. В. І. Вернадського, 2015. 472 с. (Джерела української біографістики ; вип. 3).
Частина видання: книги	1.      Баймуратов М. А. Имплементация норм международного права и роль Конституционного Суда Украины в толковании международных договоров / М. А. Баймуратов. Михайло Баймуратов: право як буття вченого : зб. наук. пр. до 55-річчя проф. М. О. Баймуратова / упоряд. та відп. ред. Ю. О. Волошин. К., 2009. С. 477–493. 2.      Гетьман А. П. Екологічна політика держави: конституційно-правовий аспект. Тридцать лет с экологическим правом : избранные труды. Харьков, 2013. С. 205–212. 3.      Коломоєць Т. О. Адміністративна деліктологія та адміністративна деліктність. Адміністративне право України : підручник / за заг. ред. Т. О. Коломоєць. Київ, 2009. С. 195–197. 4.      Алексєєв В. М. Правовий статус людини та його реалізація у взаємовідносинах держави та суспільства в державному управлінні в Україні. Теоретичні засади взаємовідносин держави та суспільства в управлінні : монографія. Чернівці, 2012. С. 151–169.
Частина видання: матеріалів конференцій (тези, доповіді)	1.      Антонович М. Жертви геноцидів першої половини ХХ століття: порівняльно-правовий аналіз. Голодомор 1932-1933 років: втрати української нації : матеріали міжнар. наук.-практ. конф., м. Київ, 4 жовт. 2016 р. Київ, 2017. С. 133–136. 2.      Анциперова І. І. Історико-правовий аспект акту про бюджет. Дослідження проблем права в Україні очима молодих вчених : тези доп. всеукр. наук.-практ. конф. (м. Запоріжжя, 24 квіт. 2014 р.). Запоріжжя, 2014. С. 134–137. 3.      Кононенко Н. Методология толерантности в системе общественных отношений. Формирование толерантного сознания в обществе : материалы VII междунар. антитеррорист. форума (Братислава,18 нояб. 2010 г.). Киев, 2011. С. 145–150. 4.      Микитів Г. В., Кондратенко Ю. Позатекстові елементи як засіб формування медіакультури читачів науково-популярних журналів. Актуальні проблеми медіаосвіти в Україні та світі : зб. тез доп. міжнар. наук.-практ. конф., м. Запоріжжя, 3-4 берез. 2016 р. Запоріжжя, 2016. С. 50–53. 5.      Соколова Ю. Особливості впровадження проблемного навчання хімії в старшій профільній школі. Актуальні проблеми та перспективи розвитку медичних, фармацевтичних та природничих наук : матеріали III регіон. наук.-практ. конф., м. Запоріжжя, 29 листоп. 2014 р. Запоріжжя, 2014. С. 211–212.
Частина видання: довідкового видання	1.      Кучеренко І. М. Право державної власності. Великий енциклопедичний юридичний словник / ред. Ю. С. Шемшученко. Київ, 2007. С. 673. 2.      Пирожкова Ю. В. Благодійна організація. Адміністративне право України : словник термінів / за ред.: Т. О. Коломоєць, В. К. Колпакова. Київ, 2014. С. 54–55. 3.      Сірий М. І. Судова влада. Юридична енциклопедія. Київ, 2003. Т. 5. С. 699.
Частина видання: продовжуваного видання	1.      Коломоєць Т. О. Оцінні поняття в адміністративному законодавстві України: реалії та перспективи формулювання їх застосування. Вісник Запорізького національного університету. Юридичні науки. Запоріжжя, 2017. № 1. С. 36–46. 2.      Левчук С. А., Хмельницький А. А. Дослідження статичного деформування складених циліндричних оболонок за допомогою матриць типу Гріна. Вісник Запорізького національного університету. Фізико-математичні науки. Запоріжжя, 2015. № 3. С. 153–159. 3.      Левчук С. А., Рак Л. О., Хмельницький А. А. Моделювання статичного деформування складеної конструкції з двох пластин за допомогою матриць типу Гріна. Проблеми обчислювальної механіки і міцності конструкцій. Дніпропетровськ, 2012. Вип. 19. С. 212–218. 4.      Тарасов О. В. Міжнародна правосуб'єктність людини в практиці Нюрнберзького трибуналу. Проблеми законності. Харків, 2011. Вип. 115. С. 200–206.
Частина видання: періодичного видання (журналу, газети)	1.      Кулініч О. О. Право на освіту в системі конституційних прав людини і громадянина та його гарантії. Часопис Київського університету права. 2007. № 4. С. 88–92. 2.      Коломоєць Т., Колпаков В. Сучасна парадигма адміністративного права: ґенеза і поняття. Право України. 2017. № 5. С. 71–79. 3.      Коваль Л. Плюси і мінуси дистанційної роботи. Урядовий кур'єр. 2017. 1 листоп. (№ 205). С. 5. 4.      Біленчук П., Обіход Т. Небезпеки ядерної злочинності: аналіз вітчизняного і міжнародного законодавства. Юридичний вісник України. 2017. 20-26 жовт. (№ 42). С. 14–15. 5.      Bletskan D. I., Glukhov K. E., Frolova V. V. Electronic structure of 2H-SnSe2: ab initio modeling and comparison with experiment. Semiconductor Physics Quantum Electronics & Optoelectronics. 2016. Vol. 19, No 1. P. 98–108.
Електронні ресурси	1.      Влада очима історії : фотовиставка. URL: http://www.kmu.gov.ua/control/uk/photogallery/gallery?galleryId=15725757& (дата звернення: 15.11.2017). 2.      Шарая А. А. Принципи державної служби за законодавством України. Юридичний науковий електронний журнал. 2017. № 5. С. 115–118. URL: http://lsej.org.ua/5_2017/32.pdf. 3.      Ганзенко О. О. Основні напрями подолання правового нігілізму в Україні. Вісник Запорізького національного університету. Юридичні науки. Запоріжжя, 2015. № 3. – С. 20–27. – URL: http://ebooks.znu.edu.ua/files/Fakhovivydannya/vznu/juridichni/ VestUr2015v3/5.pdf. (дата звернення: 15.11.2017). 4.      Яцків Я. С., Маліцький Б. А., Бублик С. Г. Трансформація наукової системи України протягом 90-х років ХХ століття: період переходу до ринку. Наука та інновації. 2016. Т. 12, № 6. С. 6–14. DOI: https://doi.org/10.15407/scin12.06.006.

 Осмислення нових знань, умінь.

Інструктаж з БЖД.

Вправа 1. Визначити, які реквізити потрібно використовувати при створенні заяви, характеристики, автобіографії, доповідної записки, акту прийому-передачі.

Вправа2. Створити бібліографічний список, що складається з 5 підручників.

Вправи на зняття зорової втоми.

Закріплення, систематизація та узагальнення.

1. Що таке реквізити документа?

2. Скільки є затверджених реквізитів взагалі?

3. На які характеристики документа треба зважати при оформленні сторінки документа?

4. В яких випадках використовують бібліографічні покажчики і створюють бібліографічні списки?

Домашнє завдання. Підготуватись до наступного уроку

УРОК №25

Група 24

Дата: 25.03

Тема: Практична робота №2(11) «Оформлення письмової роботи зі створенням бібліографічних списків та покажчиків»

УРОК №26

Група 24

Дата: 26.03

Тема: Системи управління електронними документами. Технічні засоби обробки документів та інформації. Класифікація офісної техніки

Мета:

навчальна: розглянути системи управління електронними документами; познайомитися з технічними засобами обробки документів та інформації; вивчити класифікацію офісної;

розвивальна: розвивати логічне мислення, пам’ять; формувати вміння узагальнювати;

виховна: виховувати інформаційну культуру, формування бережливого ставлення до обладнання комп’ютерного кабінету, виховання уміння працювати в групі; формування позитивного ставлення до навчання.

Тип уроку: Комбінований.

Обладнання та наочність: дошка, комп’ютери з підключенням до мережі Інтернет, роздаткові картки, навчальна презентація.

Програмне забезпечення: браузер, офісні програми.

УРОК №27

Група 24

Дата: 26.03

Тема: Засоби створення, зберігання, обробки, копіювання і транспортування документів.

Мета:

навчальна: розглянути засоби створення, зберігання, обробки, копіювання і транспортування документів;

розвивальна: розвивати логічне мислення, пам’ять; формувати вміння узагальнювати;

виховна: виховувати інформаційну культуру, формування бережливого ставлення до обладнання комп’ютерного кабінету, виховання уміння працювати в групі; формування позитивного ставлення до навчання.

Тип уроку: Комбінований.

Обладнання та наочність: дошка, комп’ютери з підключенням до мережі Інтернет, роздаткові картки, навчальна презентація.

Програмне забезпечення: браузер, офісні програми.

УРОК №28

Група 24

Дата: 26.03
Тема: Контроль знань.

УРОК №29

Група 24

Дата: 30.03

Тема: Програмні засоби обробки документів та інформації.

Мета: ознайомити учнів із програмними засобами обробки документів та інформації;

розвивати пам’ять, увагу, мислення, уяву;

виховувати інтерес до предмета.

Тип уроку: вивчення нового матеріалу, набуття нових навичок.

Хід уроку

1.     Програмні засоби для створення документів.

Обговоримо з вами особливості даної теми.

                          

Крім програмних засобів для створення документів, використовують настільні видавничі системи – програмні засоби як загального, так і спеціалізованого призначення; програми для сканування та обробки сканованих документів; програми для перетворення одних форматів документів в інші тощо.

Залежно від потреб використовують або програми загального призначення для обробки текстової інформації, або спеціального призначення. Зазвичай програмами спеціального призначення користуються діловоди на великих підприємствах, робота яких пов’язана з продукуванням великої кількості спеціальних документів, а ще бухгалтери, яким необхідно не лише нараховувати заробітну плату та інший рух матеріальних цінностей на підприємствах, а ще й формувати відповідні звіти і співпрацювати з податковою, пенсійним фондом, банками і ін., шляхом використання такої програми.

Осмислення нових знань, умінь.

Інструктаж з БЖД.

Створити буклет для туристичної фірми. Передбачити не менше 5 туристичних турів, при цьому продумати наявність туристичного маршруту та відповідних зручностей. Буклет повинен бути інформативним і водночас бути рекламою. Програму для розробки буклету вибирайте на свій розсуд.

Закріплення, систематизація та узагальнення.

1.Які програмні засоби для створення документів ви знаєте?

Домашнє завдання. Підготуватись до наступного уроку 

УРОК №30

Група 24

Дата: 01.04

Тема:  Види систем обробки текстів.

Мета: ознайомити учнів із видами систем обробки текстів;

розвивати пам’ять, увагу, мислення, уяву;

виховувати інтерес до предмета.

Тип уроку: вивчення нового матеріалу, набуття нових навичок.

Хід уроку

1. Що таке документ?

2. Що таке електронний документообіг?

3. Для чого потрібен електронний документообіг?

4.Що таке система автоматизованого електронного документообігу?

5.Які пристрої є для організації електронного документообігу?

6.Які засоби для створення і виготовлення документів ви знаєте?

7.Які засоби транспортування документів ви знаєте?

8. Які засоби обробки документів ви знаєте?

9.Які засоби копіювання і розмноження документів ви знаєте?

10.Які засоби копіювання документів ви знаєте?

11.Які засоби оперативної поліграфії ви знаєте?

12.Які програмні засоби для створення документів ви знаєте?

1.     Види систем обробки текстів.

Системи обробки текстів – програми для створення, редагування і друку текстових документів.

Види систем обробки текстів:

• Текстовий редактор – це програма, що дозволяє вводити, редагувати, форматувати та зберігати текст (Блокнот, WordPad тощо).
• Текстовий процесор – це програма, що дозволяє вводити, редагувати й форматувати текст, вставляти малюнки і таблиці, перевіряти правопис, складати зміст, виконувати перенос слів та багато інших складних операцій (Microsoft Word, OpenOffice тощо)
• Настільна видавнича система (НВС) – це програма, за допомогою якої можна створювати високоякісні оригінал-макети, що містять текст і графічні зображення для тиражування в друкарні (Adobe PageMaker, Publisher)

Об’єкти текстових документів: символ, слово, речення, рядок, абзац, сторінка, таблиця, графічний об’єкт тощо.

Формати файлів

Формат файлу –  це спосіб організації даних у файлі.

Найпоширеніші формати файлів текстових документів:

• .txt – у файлі зберігаються тільки текст з розбиттям на абзаци і без форматування.
• .doc – у файлі зберігаються текст, рисунки, вставлені об’єкти, значення їх властивостей.
• .rtf – у файлі зберігаються текст, рисунки, вставлені об’єкти, значення їх властивостей. Крім того, містяться додаткові відомості про форматування об’єктів, що дозволяє опрацьовувати ці документи в різних системах опрацювання текстів різних операційних систем.

Осмислення нових знань, умінь.

Інструктаж з БЖД.

Відкрити буклет створений на минулому уроці, за потреби закінчити його і зберегти у форматах html та pdf. Зверніть увагу, що деякі програми містять вбудовані команди для автоматичного створення pdf-документів, а для деяких потрібно встановлювати додаткові надбудови для створення документів такого типу.

9.Домашнє завдання. Підготуватись до наступного уроку 

УРОК №31

Група 24

Дата: 01.04

Тема:  Комунікаційні технології 

Мета: ознайомити учнів із поняттям комунікаційних технологій;

розвивати пам’ять, увагу, мислення, уяву;

виховувати інтерес до предмета.

Тип уроку: вивчення нового матеріалу, набуття нових навичок.

Хід уроку

1.Організація учнів до уроку.

2. Актуалізація опорних знань.

1. Що таке документ?

2. Що таке електронний документообіг?

3. Для чого потрібен електронний документообіг?

4.Що таке система автоматизованого електронного документообігу?

5.Які пристрої є для організації електронного документообігу?

6.Які засоби для створення і виготовлення документів ви знаєте?

7.Які засоби транспортування документів ви знаєте?

8. Які засоби обробки документів ви знаєте?

9.Які засоби копіювання і розмноження документів ви знаєте?

10.Які засоби копіювання документів ви знаєте?

11.Які засоби оперативної поліграфії ви знаєте?

12.Які програмні засоби для створення документів ви знаєте?

13.Які види систем обробки текстів ви знаєте?

3. Мотивація навчальної діяльності.

4. Повідомлення теми, мети та завдань уроку.

5.Вивчення нового матеріалу.

1.     Комунікаційні технології.

Комуніка́ція (від лат. communicatio — єдність, передача, з'єднання, повідомлення, пов'язаного з дієсловом лат. communico — роблю спільним, повідомляю, з'єдную, похідним від лат. communis — спільний) — це процес обміну інформацією (фактами, ідеями, поглядами, емоціями тощо) між двома або більше особами, спілкування за допомогою вербальних і невербальних засобів із метою передавання та одержання інформації.

Для здійснення процесу комунікації необхідні, принаймні, 4 умови:

·  наявність щонайменше двох осіб: відправника — особи, яка генерує інформацію, що призначена для передачі; та одержувача — особи, для якої призначена інформація, що передається.

·  наявність повідомлення, тобто закодованої за допомогою будь-яких символів інформації, призначеної для передачі;

·  наявність каналу комунікації, тобто засобу, за допомогою якого передається інформація;

·  наявність зворотного зв'язку, тобто процесу передачі повідомлення у зворотному напрямку: від одержувача до відправника. Таке повідомлення містить інформацію про ступінь сприйняття й зрозумілості отриманого повідомлення.

Докуме́нтна комуніка́ція — процес поширення інформації в суспільстві, який здійснюється за допомогою документів.

Документна комунікація є підсистемою соціальної комунікації. Процес передавання документної інформації в суспільстві називається соціальною документною комунікацією.

У процесі соціальної документної комунікації беруть участь три основні елементи: комунікант, комунікат і реципієнт.

Комунікант — відправник документного повідомлення, що починає акт комунікації (автор повідомлення).

Реципієнт повідомлення — його одержувач, приймач (читач, слухач, глядач). Між комунікантом і реципієнтом встановлюється канал комунікації, без якого зв'язок не може відбутися.

Комунікат — документне повідомлення. Документну комунікацію можна вважати такою, що відбулася тільки у тому випадку, коли реципієнт (споживач) одержав закодовану на матеріальному носії інформацію, відправлену комунікантом.

Завдання: Продумати і перерахувати, які комунікаційні технології необхідні для оптимальної організації роботи туристичного агентства. Створіть список необхідних апаратних і програмних засобів.

Інструктаж з БЖД.

Завдання: Продумати і перерахувати, які комунікаційні технології необхідні для оптимальної організації роботи туристичного агентства. Створіть список необхідних апаратних і програмних засобів.

Домашнє завдання. Підготуватись до наступного уроку 

УРОК №32

Група 24

Дата: 02.04

Тема: Електронний документ, його ознаки, правовий статус. Електронний документообіг.

Електро́нний докуме́нт — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Електронний документ характеризується змістом, контекстом та структурою.

Зміст електронного документа — це текстові та графічні частини, що складають документ.

Контекст електронного документа — інформація про зв'язки задокументованої інформації з фізичними або юридичними особами та іншими документами.

Структура електронного документа: внутрішня структура — це структура змістовної частини документа; зовнішня структура — це структура середовища, в якому існує електронний документ (носій інформації, формат файла тощо).

Електронний документ визначається своїми метаданими. Метадані — це дані, що пов'язані та стосуються електронного документа, містять інформацію про його соціальну визначеність та розуміння змісту, контексту, структури. Метадані електронного документа мають елементи юридичних, ділових, організаційних, процедурних доказів цілісності електронного документа та його автентичності для авторів, користувачів та дослідників. Метадані є обов'язковим елементом процесу зберігання електронного документа.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

1.                свідоцтва про право на спадщину;

2.                документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3.                в інших випадках, передбачених законом.

В Україні використання електронних документів та цифрових підписів регулюється на підставі Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» та Закону України «Про електронний цифровий підпис».

Електронний документообіг (обіг електронних документів) — сукупність процесів створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством. Це тлумачення визначено у статті 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року N 851-IV

Основні принципи електронного документообігу:

·                     Однократна реєстрація документа

·                     Паралельне виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання

·                     Безперервність руху документа

·                     Єдина база документарної інформації для централізованого зберігання документів і що виключає дублювання документів

·                     Ефективно організована система пошуку документа

Відправлення та передавання електронних документів

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.

Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється згідно з вимогами цього Закону.

Одержання електронних документів

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу.

Якщо попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.

У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором та одержаним адресатом за їх місцезнаходженням (для фізичних осіб - місцем проживання), у тому числі якщо інформаційна, телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої одержано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства.

Перевірка цілісності електронного документа

Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Зберігання електронних документів та архіви електронних документів

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством.

УРОК №33

Група 24

Дата: 02.04

Тема: Електронний цифровий підпис. Особистий та відкритий ключі. Сертифікат відкритого ключа

1. Електронний цифровий підпис. Особистий та відкритий ключі. Сертифікат відкритого ключа

Електро́нний цифрови́й пі́дпис (ЕЦП) (англ. digital signature) — вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

Надійний засіб електронного цифрового підпису — засіб електронного цифрового підпису, що має сертифікат відповідності або позитивний експертний висновок за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації.

Одним із елементів обов'язкового реквізиту є електронний підпис, який використовується для аутентифікації автора та/або підписувача електронного документу іншими суб'єктами електронного документообігу.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник з електронним цифровим підписом автора.

Електронний цифровий підпис є складовою частиною інфраструктури відкритих ключів.

Призначення ЕЦП

Електронний цифровий підпис призначений для використання фізичними та юридичними особами - суб'єктами електронного документообігу:

·                     для аутентифікації підписувача;

·                     для підтвердження цілісності даних в електронній формі.

ЕЦП як спосіб ідентифікації підписувача електронного документу, дозволяє однозначно визначати походження інформації (джерело інформації), що міститься у документі. Завдяки цьому ЕЦП є також надійним засобом розмежування відповідальності за інформаційну діяльність у суспільстві, зокрема, відповідальності за дезінформування.

Юридична значимість ЕЦП

Накладання ЕЦП завершує утворення електронного документа, надаючи йому юридичної сили.

Згідно закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» юридична сила електронного документа з нанесеними одним або множинними ЕЦП та допустимість такого документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Політична роль ЕЦП

Інструмент забезпечення інформаційної безпеки держави

Електронний цифровий підпис як засіб контролю походження і цілісності інформації є ефективним інструментом забезпечення інформаційної безпеки на всіх рівнях інфраструктури суспільства: від персональної інформаційної безпеки людини до інформаційної безпеки держави. Тому ЕЦП, зокрема, інфраструктура відкритих ключів, у цілому, є стратегічною оборонною технологією, від якості й надійності реалізації якої залежить інформаційна безпека України.

Механізм ЕЦП

Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа. За правовим статусом він прирівнюється до власноручного підпису (печатки). Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.

За умови правильного зберігання власником секретного (особистого) ключа його підробка неможлива. Електронний документ також не можливо підробити: будь-які зміни, не санкціоновано внесені в текст документу, будуть миттєво виявлені.

Особистий ключ ЕЦП

Особистий ключ ЕЦП формується на підставі абсолютно випадкових чисел, що генеруються давачем випадкових чисел, а відкритий ключ обчислюється з особистого ключа ЕЦП так, щоб одержати другий з першого було неможливо.

Особистий ключ ЕЦП є унікальною послідовністю символів довжиною 264 біти, яка призначена для створення Електронного цифрового підпису в електронних документах. Працює особистий ключ тільки в парі з відкритим ключем. Особистий ключ необхідно зберігати в таємниці, адже будь-хто, хто дізнається його, зможе підробити Електронний цифровий підпис.

Документ підписується ЕЦП за допомогою особистого ключа ЕЦП, який існує в одному екземплярі тільки у його власника. Цьому особистому ключу відповідає відкритий ключ, за допомогою якого можна перевірити відповідність ЕЦП його власнику.

Відкритий ключ ЕЦП і Сертифікат відкритого ключа

Відкритий ключ використовується для перевірки ЕЦП одержуваних документів (файлів). Відкритий ключ працює тільки в парі з особистим ключем. Відкритий ключ міститься в Сертифікаті відкритого ключа, і підтверджує приналежність відкритого ключа ЕЦП певній особі. Крім самого відкритого ключа, Сертифікат відкритого ключа містить в собі персональну інформацію про його власника (ім'я, реквізити), унікальний реєстраційний номер, термін дії Сертифікату відкритого ключа. З метою забезпечення цілісності представлених у Сертифікаті даних він підписується особистим ключем Центру сертифікації ключів. Сертифікат відкритого ключа може публікуватися на сайті відповідного ЦСК відповідно до Договору про надання послуг ЕЦП.

Підписання електронного документу ЕЦП

При підписанні електронного документу його початковий зміст не змінюється, а додається блок даних, так званий «Електронний цифровий підпис». Отримання цього блоку можна розділити на два етапи:

На першому етапі за допомогою програмного забезпечення і спеціальної математичної функції обчислюється так званий «відбиток повідомлення» (англ. message digest).

Цей відбиток має такі властивості:

·                     фіксовану довжину, незалежно від довжини повідомлення;

·                     унікальність відбитку для кожного повідомлення;

·                     неможливість відновлення повідомлення за його відбитком.

Таким чином, якщо документ був модифікований, то зміниться і його відбиток, що відобразиться при перевірці Електронного цифрового підпису.

·                     На другому етапі відбиток документу шифрується за допомогою програмного забезпечення і особистого ключа автора.

Розшифрувати ЕЦП і одержати початковий відбиток, який відповідатиме документу, можна тільки використовуючи Сертифікат відкритого ключа автора.

Таким чином, обчислення відбитку документу захищає його від модифікації сторонніми особами після підписання, а шифрування особистим ключем автора підтверджує авторство документу.

Перевірка ЕЦП одержаного документу

Перевірка Електронного цифрового підпису одержаного документу проводиться декількома етапами:

1.                 На першому етапі адресат за допомогою програмного забезпечення Сертифікатом відкритого ключа автора розшифровує підписаний відбиток і одержує відбиток початкового документа.

2.                 За допомогою програмного забезпечення і спеціальної математичної функції з документу, який був одержаний, обчислюється його відбиток.

3.                 При перевірці ЕЦП порівнюються відбитки початкового і одержаного документів. Результат перевірки — одна з відповідей: «вірний»/«невірний».

Властивості інформації

Електронний цифровий підпис підтверджує достовірність і цілісність документа. Якщо в документ в процесі пересилки були внесені які-небудь зміни, нехай навіть зовсім незначні, то підміна виявиться. Сертифікат відкритого ключа містить персональну інформацію про власника, що дозволяє однозначно ідентифікувати автора документу.

Фіксація точного часу підписання

Однією з додаткових можливостей при роботі з ЕЦП є послуга фіксації точного часу підписання документа ЕЦП відмітка точного часу. Відмітка точного часу при підписанні документу дозволяє точно ідентифікувати момент накладання підпису, причому змінити його значення згодом, навіть особою, яка наклала підпис, неможливо. Можливе лише повторне підписання з фіксацією нового часу. Точне значення часу, який використовується для формування відмітки точного часу, здійснюється апаратними засобами Центру сертифікації ключів шляхом синхронізації з джерелами точного часу з точністю до 1 секунди.

Термін валідності ЕЦП

Відповідно до чинного законодавства, позначка часу не є обов'язковим атрибутом електронного документу, підписаного електронним цифровим підписом. Цей факт обмежує використання національного ЕЦП тільки для підпису документів, що валідні протягом дії сертифікату ЕЦП, яким було підписано документ.

Критична вразливість

Чинне законодавство не визначає особливості застосування ЕЦП, щодо документів, термін дії яких перевищує термін дії ЕЦП. Також не визначено статус підписаних документів, термін дії яких не закінчився, у разі компрометації ЕЦП. Це дозволяє реалізувати два види атак на ЕЦП:

1.                 Використання недійсного ЕЦП (скомпрометованого, або ЕЦП, термін дії якого закінчився) для підпису документів заднім числом;

2.                 Визнання підписаного документу без позначки часу, сертифікат якого на час перевірки підпису не діє, недійсним на підставі того, що неможливо встановити чи був документ підписаний дійсним ЕЦП, чи був підписаний заднім числом недійсним ЕЦП. Ця атака може супроводжуватись брехливою заявою про компрометацію ключа ЕЦП.

Ця вразливість позбавляє змісту такі послуги сертифікаційних центрів, як призупинення дії ЕЦП або реєстрація компрометації ключа ЕЦП.

Головною помилкою, що призвела до з'явлення вразливості, є сприйняття інфраструктури ЕЦП обмеженою відношеннями двох сторін, що перевіряють підпис на момент складання документу. При цьому не враховується роль арбітра при виникненні спорів, щодо підписаного документу. Тобто валідність підписаного документа розглядається у статиці, а має розглядатися у динаміці.

Атака підпису заднім числом може бути успішно змодельована з використанням чинного ЕЦП і сертифікованого ПЗ переведенням системного годинника комп'ютера назад.

Обмеження придатності національного ЕЦП для електронного документообігу

Враховуючи наявність такої критичної вразливості, національний електронний документообіг, у якому не застосовується позначка часу, обмежується підписанням документів, валідність яких перевіряється тільки на момент підпису. Прикладом таких документів є подача електронної звітності.

Щодо електронного цифрового підпису довгострокових документів, то кожний такий документ може бути визнаний недійсним навіть протягом терміну валідності ЕЦП за алгоритмом:

1.                 При виникненні суперечок щодо підписаного документу сторона, що зацікавлена у визнанні документу недійсним, подає заяву про компрометацію ключа, наприклад, у зв'язку з наявністю вірусів на комп'ютері де використовується ЕЦП, або за фактом наявності на цьому комп'ютері програмного забезпечення, що надає можливість несанкціонованого доступу;

2.                 Під час початку судового процесу, який має встановити валідність підписаних документів, стверджувати, що документ був складений після факту компрометації ключа ЕЦП особою-викрадачем ключа і підписаний заднім числом;

3.                 Продемонструвати можливість підписання документу заднім числом.

Висновок: при чинній законодавчій базі і засобах ЕЦП, що використовуються сьогодні національний ЕЦП непридатний для електронного документообігу у широкому змісті цього терміну.

Послуги з надання ЕЦП

Послуги з надання ЕЦП в Україні впроваджуються акредитованими центрами сертифікації ключів

Актуальний перелік акредитованих центрів сертифікації ключів публікується на сайті Центрального засвідчувального органу

2. OCR-технології  для розпізнавання паперових документів

Оптичне розпізнавання тексту (англ. optical character recognition, OCR) — це механічне або електронне переведення зображень рукописного, машинописного або друкованого тексту в послідовність кодів, що використовуються для представлення в текстовому редакторі. Розпізнавання широко використовується для конвертації книг і документів в електронний вигляд, для автоматизації систем обліку в бізнесі або для публікації тексту на веб-сторінці. Оптичне розпізнавання тексту дозволяє редагувати текст, здійснювати пошук слова або фрази, зберігати його в компактнішій формі, демонструвати або роздруковувати матеріал, не втрачаючи якості, аналізувати інформацію, а також застосовувати до тексту електронний переклад, форматування або перетворення в мовлення. Оптичне розпізнавання тексту є досліджуваною проблемою в галузях розпізнавання образів, штучного інтелекту і комп'ютерного зору.

Системи оптичного розпізнавання тексту вимагають калібрування для роботи з конкретним шрифтом; у ранніх версіях, для програмування було необхідно зображення кожного символу, програма одночасно могла працювати тільки з одним шрифтом. Зараз найпоширеніші так звані «інтелектуальні» системи, що розпізнають більшість шрифтів із високим ступенем точності. Деякі системи оптичного розпізнавання тексту здатні відновлювати вихідне форматування тексту, включаючи зображення, колонки й інші нетекстові компоненти.

УРОК №34

Група 24

Дата: 06.04

Тема: Передавання електронних документів. Зберігання електронних документів.

1. Передавання електронних документів

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.

Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється згідно з вимогами цього Закону.

2. Зберігання електронних документів.

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку (z1421-14), визначеному законодавством.

УРОК №35

Група 24

Дата: 08.04

Тема: Забезпечення конфіденційності електронних документів. Електронний офіс.

Забезпечення конфіденційності електронних документів.

ЗАКОН УКРАЇНИ

Про електронні документи та електронний документообіг

Стаття 15. Обіг електронних документів, що містять інформацію з обмеженим доступом

Суб’єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту.

В інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять державні інформаційні ресурси, або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до законодавства.

Стаття 18. Відповідальність за порушення законодавства про електронні документи та електронний документообіг

Особи, винні в порушенні законодавства про електронні документи та електронний документообіг, несуть відповідальність згідно з законами України.

Якщо у процесі діяльності установи створюються конфіденційні документи, то видається наказ керівника про затвердження списку посадових осіб, які мають право працювати з ними.

Посадові особи, у т. ч. працівники служби діловодства (секретар), які працюють з конфіденційними документами, мають бути обізнані з правилами роботи з ними, ознайомлені під розписку з відповідними відомчими інструкціями або індивідуальною інструкцією, що визначає порядок роботи з конфіденційною інформацією.

Співробітникам (виконавцям), яких допущено до роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, забороняється усно чи письмово розголошувати будь-які відомості, що містяться в цих документах, якщо це не викликано службовою необхідністю.

Установи, у процесі діяльності яких створюються документи, що містять конфіденційну інформацію, яка є власністю держави, повинні дотримуватися вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави .

Серед методів захисту конфіденційної інформації, що не є власністю держави, можна виокремити такі:

·               розроблення положення про конфіденційну інформацію установи;

·               підготовка інструкції, що визначає порядок обліку, зберігання і використання документів, що містять конфіденційну інформацію;

·               розроблення інструкції щодо дотримання співробітниками режиму нерозголошення конфіденційної інформації;

·               включення до статуту (положення) установи розділів, що регламентують захист конфіденційної інформації;

·               розроблення угоди про нерозголошення конфіденційної інформації, що укладається з особами, які мають доступ до такої інформації.

З метою забезпечення збереженості та захисту банківської таємниці банки зобов'язані з урахуванням вимог, визначених Правилами зберігання, захисту, використання та розкриття банківської таємниці, розробити внутрішні положення, в яких встановити спеціальний порядок ведення діловодства з документами, що містять банківську таємницю, зокрема визначити: порядок реєстрації документів, роботи з документами, що містять банківську таємницю, відправлення та зберігання документів, які містять банківську таємницю, а також особливості роботи з електронними документами, що містять банківську таємницю.

Особливості організації конфіденційного діловодства

Конфіденційне діловодство загалом базується на тих самих принципах, що й загальне діловодство, але водночас має відмінності, зумовлені конфіденційністю документованої інформації.

За сферою діяльності відкрите діловодство поширюється на управлінські дії і включає переважно управлінські документи. Конфіденційне діловодство поширюється як на управлінську, так і на різні види виробничої діяльності, включаючи не тільки управлінські, але й науково-технічні документи (науково-дослідні, проектні, конструкторські, технологічні тощо). До конфіденційних документів належать і деякі документи з особового складу.

Окрім того, конфіденційне діловодство поширюється, поряд з офіційними документами, і на їх проекти, робочі записи, що не мають необхідних реквізитів, але містять інформацію, що підлягає захисту.

Відмінність конфіденційного діловодство від відкритого полягає в тому, що в ньому конфіденційна інформації повинна захищатися не тільки від утрати, але й від недозволеного виходу такої інформації за межі зони функціонування, що захищається, або встановленого кола осіб, які мають право працювати з нею.

Сутність конфіденційного діловодства зумовлена його організаційними і технологічними особливостями, до яких належать:

·               суворе регламентування складу документів установи, що містять конфіденційну інформацію, та їх видання;

·               обов'язковий облік кожного примірника; поаркушний облік усіх без винятку документів та їх проектів;

·               якнайбільша повнота реєстраційних даних про кожен документ;

·               фіксація проходження і місцезнаходження кожного документа;

·               проведення систематичних перевірок наявності документів;

·               дозвільна система допуску до документів і справ;

·               жорсткі вимоги до умов зберігання документів і користування ними;

·               персональна відповідальність за облік, збереженість документів і порядок користування ними.

Ці особливості водночас є й вимогами до конфіденційного діловодства.

До завдань конфіденційного діловодства належать:

·               документаційне забезпечення усіх видів конфіденційної діяльності;

·               захист документованої інформації, що утворюється в процесі конфіденційної діяльності

При документуванні конфіденційної інформації варто враховувати такі аспекти:

·               обсяг конфіденційних відомостей, що включаються в документ, має бути мінімальним і визначатися реальною ситуацією;

·               документ завжди повинен стосуватися лише одного питання (теми) - це є важливим не стільки для швидкого доведення документа до виконавців, скільки для забезпечення чіткого функціонування системи доступу персоналу до конфіденційної інформації, необхідної лише певному співробітнику, та запобігання несанкціонованому ознайомленню співробітників установи й інших осіб з інформацією, що має обмежений доступ;

·               зведені планові, організаційні, розпорядчі (зокрема, накази з основної діяльності), звітні та інші подібні документи, що складаються у вигляді багатоадресних схем, текстової частини завдань і виконавців, не повинні розсилатися підрозділам і виконавцям у повному обсязі (такі документи доводять до виконавців вибірково - у вигляді витягів, персоніфікованих додатків-завдань);

·               інформація з обмеженим доступом повинна бути максимально локалізована в конкретній частині документа, його розділі, додатку, фотоілюстрації, графіку, окремій дискеті, електронному масиві з ускладненою системою доступу (наприклад, великий за обсягом документ може мати окремий розділ, що містить комплекс інформації обмеженого доступу).

Склад документованої конфіденційної інформації залежить від компетенції і функцій установи, характеру її діяльності, взаємозв'язків з іншими установами, порядку розв'язання питань.

Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу, який проставляється в правому верхньому куті першої сторінки, а для видань - на обкладинці та титульному аркуші. Нижче грифа зазначається номер примірника.

Оскільки гриф обмеженого доступу не може бути нанесений на магнітний носій, він має бути обумовлений у супровідному листі. Гриф проставляється виконавцем та особою, яка підписує документ, на виданні - автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.

Відповідальність за забезпечення правильного обліку, зберігання і використання конфіденційних документів несуть керівники установ.

Ведення обліку (реєстрації), зберігання, розмноження конфіденційних документів покладається, як правило, на службу діловодства (секретаря), що веде облік несекретної документації, а запобігання розголошенню відомостей, що містяться в таких документах, - на режимно-секретний підрозділ установи. Проте, керівники установ, що володіють комерційною інформацією, можуть встановлювати інший порядок приймання й обліку такої документації, зокрема покладати ці функції на спеціальні підрозділи.

Електронний офіс.

1. Поняття про електронний офіс та його функції.

Поняття про моделі “електронних офісів”, було сформульовано ще наприкінці 80-х рр. ХХ ст. Поступова інтеграція України до європейської спільноти впливає як на динаміку розвитку внутрішнього економічного та інформаційного середовища, так і на створення ефективно діючої системи документальних комунікацій. Постійне збільшення кількості інформації, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають не достатньо ефективними. Тенденцію переходу від традиційних технологій організації документообігу до комп’ютерних відображають наступні цифри: співвідношення кількості паперових та електронних документів че­рез п’ять років буде становити 50 на 50%, через десять років – 30 на 70%; кількість електронних документів подвоюється за рік, а паперових до­кументів росте тільки на 7% (данні компанії XРLOR). Отже, існують вагомі підстави для впровадження та комплексного застосування нових підходів до організації конторської праці. У сучасній літературі ці підходи об’єднуються у єдину концепцію електронного офісу, що реалізується на базі системи автоматизації документообігу (САД).

Електронний офіс передбачає організацію роботи груп користувачів над спільним вирішенням складних розподілених завдань у комп’ютерних мережах за допомогою засобів обчислювальної техніки.

Електронний офіс – система всебічного використання в управлінській діяльності засобів обчислювальної техніки і телекомунікацій.

Електронний офіс втілює концепцію всебічного використання в офісній діяльності засобів обчислювальної техніки та зв’язку з одночасним збереженням та підсиленням переваг традиційного та виробничого офісу.

Етапи розвитку концепції електронного офісу:

– електронні засоби опрацювання текстів;

– локальні комп’ютерні мережі і автоматизація робіт з документаційного забезпечення управління;

– розвиток телекомунікаційних систем і автоматизовані робочі місця персоналу офісу;

– електронні архіви і сховища даних;

– регіональні і глобальні комп’ютерні мережі.

Практичне втілення концепції електронного офісу - це трудомісткий, багатоетапний процес, який умовно можна розділити на дві стадії :

·     електронізація;

·     організація.

На офіс покладають основні функції організації та управління з регулювання діяльності підприємства у цілому.

Основні функції електронного офісу:

– реалізація можливості ефективно підтримувати і розвивати зв’язки з партнерами, успішно пристосовуватись до швидкозмінюваної економічної ситуації;

– включення фірми до інформаційних структур ринкової економіки країни та світу, доступ до комерційних баз даних, проведення електронного маркетингу, рекламних та інформаційних заходів;

– координація діяльності всередині і зовні організації;

– допомога у виробленні і прийнятті ефективних рішень;

– виключення затримок і помилок при опрацюванні інформації, документів.

2. Основні компоненти електронного офісу

Текстові редактори (або сучасні текстові процесори) є першим компонентом електронного офісу, оскільки проблема обробки тексту і його перетворення є одним із основних завдань діловодства.

Поява наступного компонента дозволила реалізувати за допомогою комп’ютера функцію інформаційного обміну, що належала системі телефонного і поштово-телеграфного зв’язку. Таким компонентом стала система електронної пошти для обміну інформацією між користувачами на багатокористувацьких комп’ютерах, а потім і в мережах.

Значно пізніше стали використовуватися системи розробки баз даних (своєрідних електронних картотек), а також електронні таблиці (що згодом отримали назву “табличні процесори”) для виконання різних (іноді дуже складних) розрахунків.

Надалі в офісах стали використовуватися системи ділової графіки, необхідні для наочності виконуваних офісних процедур.

Усі перераховані компоненти службової діяльності персоналу офісу відповідають спеціалізованим пакетам, призначеним для комплексної автоматизації згаданих функцій. Одним із таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Усі програмні продукти цієї системи не тільки уніфіковані, але й інтегровані між собою, що дає змогу в рамках рішення певної ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від того, який тип документа опрацьовується.

Використання ПК в офісі не виключає, а, навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розробленої на основі застосування новітніх досягнень електроніки (скануючі пристрої, факс-модемні плати, копіювальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайд-принтери тощо).

На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій до структури системи автоматизації документообігу електроного офісу традиційно включають наступні підсистеми:

·     технології обробки зображень документів (Imaging System);

·     системи оптичного розпізнання символів (Optical Character Recognition System, OCR);

·     системи керування документами, СКД (Document Management System, DMS);

·     повнотекстові бази даних (Full-Text System);

·     системи автоматизації ділових процедур, АДП (Workflow System);

·     програмне забезпечення для робочих груп (Groupware),

·     елементи та зв’язки між ними.

3. Етапи розвитку електронного офісу.

Впровадження електронних офісів стало реальністю завдяки досягненням в галузях виробництва комп’ютерної техніки та високоефективних засобів організаційної техніки.

Не дивлячись на короткий термін існування електронний офіс вже пройшов три стадії розвитку.

Для першого етапу була характерною орієнтація на автоматизацію рутинних, часто повторюваних операцій, яка здійснювалась секретарями або технічним персоналом організації. Характерним прикладом таких робіт є машинописні роботи. Для підвищення продуктивності праці при їх виконанні були створені, так звані пристрої обробки текстів, які дозволили швидко виправляти та редагувати різні документи, а також створювати і використовувати шаблони при підготовці документів.

На другому етапі розвитку електронних офісів окремі пристрої об’єднувалися за допомогою внутрішніх ліній в єдину мережу, що дозволяло виконувати ряд додаткових функцій, таких, як автоматизований зв’язок між різними робочими місцями, сумісна робота над документами, автоматизований контроль за виконанням документів і т.д.

Третій етап розвитку електронних офісів пов’язаний з широким застосуванням персональних комп’ютерів і створенням на їх основі автоматизованих робочих місць. Ці автоматизовані робочі місця об’єднувалися за допомогою комутаційних засобів в єдину систему (мережу), яка забезпечувала загальний доступ до всіх обчислювальних ресурсів офісу, баз даних, а також зовнішніх джерел інформації. Це дозволило значно прискорити інформаційний обмін між користувачами мережі, автоматизувати деякі традиційні операції, зв’язані з прийомом та відправленням кореспонденції та іншої документації по каналах зв’язку.

4. Призначення електронного офісу, його переваги та недоліки.

Ключем до вирішення проблеми підвищення рівня ефективності діяльності персоналу будь-якого офісу вважається впровадження електронного (автоматизованого) офісу. Мова йде про комплексне використання:

·     сучасних технічних та програмних засобів для автоматизації процедур і функцій управління (обробка текстів, їх редагування, збереження та пошук, передача інформації по каналах зв’язку всередині офісу та за його межі, інформаційне обслуговування персоналу офісу, деякі аспекти підготовки і прийняття рішення і т.д.);

·     засобів програмної підтримки;

·     підходів до проектування приміщень;

·     охорони праці персоналу.

Для кожного співробітника офісу (або групи співробітників) розробляється і оснащується автоматизоване робоче місце, професійно орієнтоване на виконання конкретних функцій управління. Така орієнтація здійснюється шляхом підбору та встановлення відповідного програмного забезпечення. До складу типового автоматизованого місця входить персональний комп’ютер та необхідні додаткові вбудовані пристрої, які розширюють його функціональні можливості, і периферійне обладнання (принтер, сканер, графопобудовувач). Крім того кожне робоче місце забезпечується потрібною організаційною технікою у відповідності до функціональних завдань.

Проте досягнення успіху в діяльності організацій шляхом забезпечення працівників офісним обладнанням визначається не тільки правильним вибором конкретної сфери її використання – в більшості цей успіх залежить від відношення користувачів.

Передбачається, що електронний офіс дозволить:

·     відмовитись від внутрішньоофісної документації на паперовій основі;

·     удосконалити розподілення функцій у процесі інформаційного обслуговування керівництва;

·     відновити традиційну форму концентрації офісної діяльності навколо спеціаліста, або керівника.

Спільний розвиток та поступове об’єднання обчислювальної та комунікаційної техніки забезпечує службовцям офісу необмежений доступ до будь-якої потрібної інформації та користування обчислювальними потужностями, незалежно від місцезнаходження працюючого в офісі.

Концепція електронного офісу, дає перспективу суттєвого підвищення ефективності творчої діяльності службовців, які здійснюють інтенсивну обробку великих обсягів документальної інформації

У той же час впровадження електронних офісів має і деякі негативні наслідки. Основним з них є негативний вплив на організм людини електронної техніки, яка інтенсивно використовується на робочих місцях. Крім того, погіршуються можливості особистих контактів персоналу офісу, що впливає на загальний психологічний клімат у колективі. Слід зазначити, що в результаті електронізації офісу змінюються кваліфікаційні вимоги до персоналу, що може створити конфліктні ситуації.

Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в офісній і адміністративній діяльності. Поряд із цим технічні засоби і комп'ютерні технології, адміністративні й офісні системи виконують, по суті, допоміжні роботи, зв'язані з обробкою інформаційних масивів. Процес прийняття рішень залишається прерогативою людини. Але завдяки автоматизації деяких процесів керування персонал офісу звільняється від виконання рутинних операцій і приділяє більше часу аналітичним та творчим процесам.